Betriebsprüfung: Überblick über den Ablauf, die Prüfungsanordnung und den Prüfungsbericht
Finanzämter können mithilfe einer Betriebsprüfung die steuerlichen Feststellungen bzw. die eingereichten Steuererklärungen überprüfen. Grundsätzlich erfolgen Betriebsprüfungen bei Umwandlungen oder Umstrukturierungen, jedoch prüfen die Finanzämter auch in regelmäßigen Abständen, selbst wenn keine Besonderheit vorliegt. In diesem Beitrag erläutern wir die Voraussetzungen, den Umfang und die Schlussbesprechung der Betriebsprüfung. Ein wichtiger Teil der Betriebsprüfung stellen nämlich die Prüfungsanordnung und der anschließende Prüfungsbericht dar.
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Inhaltsverzeichnis
1. Prüfungsanordnung
Am Anfang der Betriebsprüfung steht natürlich die Prüfungsanordnung: Das Finanzamt erklärt, dass es für die ausgewählten Jahre (häufig ein 3 Jahreszeitraum) und die ausgewählten Steuerarten eine Betriebsprüfung durchführen möchte. Hierbei wird auch genannt wie der Prüfer vom Finanzamt heißt und wo die Prüfung ausgeführt werden soll. Oft werden die Betriebsprüfungen bei den Unternehmen vor Ort durchgeführt, es können aber auch mit Rücksprache mit dem Finanzamt die Räume des Steuerberaters genutzt werden oder sogar eine Prüfung an Amtsstelle erfolgen.
Die Betriebsprüfung wird alle tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen umfassen, welche für die Besteuerung maßgeblich sind. Das heißt im Gegensatz zu einem Einspruch oder ähnlichem wird hier nicht ein bestimmter Sachverhalt geprüft, sondern das Unternehmen im Ganzen.
1.1 Übermittlung von Unterlagen vor der Betriebsprüfung
In fast allen Fällen verlangt der Prüfer schon vor Beginn der Betriebsprüfung die Übermittlung von Unterlagen. Diese Unterlagen sind zum einen die elektronisch verarbeiteten Daten (GDPdU-Daten) sowie einzelne Verträge, Urkunden und andere Dokumente, welche bei wichtigen Unternehmensvorgängen eine Rolle gespielt hatten. Dies soll den reibungslosen Verlauf der Betriebsprüfung sicherstellen.
1.2 Vorbehalt der Erweiterung der Betriebsprüfung
Außerdem behält das Finanzamt sich das Recht vor bei vielen prüfungswürdigen Sachverhalten die Betriebsprüfung zu erweitern. Gerade bei einer Steuerverkürzung oder einer Steuerhinterziehung spielt dies eine Rolle, da dadurch weitere steuerliche Erkenntnisse schnell erlangt werden können, ohne eine weitere Prüfung anordnen zu müssen.
1.3. Einspruch gegen die Prüfungsanordnung: Verwertungsverbot
Falls Sie beabsichtigen gegen die Betriebsprüfung vorzugehen, sollten Sie immer einen Einspruch gegen die Prüfungsanordnung stellen. Denn die Prüfungsanordnung stellt hier einen Verwaltungsakt dar, welchen man mit einem Einspruch angreifen kann. Im Gegensatz dazu stellt der spätere Prüfungsbericht keinen Verwaltungsakt dar und kann nicht angegriffen werden. Durch den Einspruch gegen die Prüfungsanordnung erreichen Sie zudem das Verwertungsverbot – das Finanzamt darf nun die Ergebnisse nicht weiter verwerten.
2. Betriebsprüfung: Durchführung
Nachdem die Prüfung angekündigt wurde kann diese stattfinden. Anhand von Software-Programmen wird der Prüfer eine erste Analyse vornehmen und die Buchführung durchleuchten. Im Rahmen dessen wird er immer mal wieder Unterlagen anfragen und um Auskunft bitten. Viel mehr als das kann an dieser Stelle auch nicht passieren. Denn die Feststellungen, welche der Prüfer trifft, werden zwischen dem Prüfer und dem Steuerpflichtigen erst im Rahmen der Schlussbesprechung geklärt und besprochen.
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2.1. Aufschub der Betriebsprüfung
Auf Antrag des Steuerpflichtigen kann die Betriebsprüfung nach hinten verschoben werden, wenn dafür wichtige Gründe vorliegen. Solche wichtigen Gründe sind regelmäßig die Erkrankung des Steuerpflichtigen oder die Erkrankung des steuerlichen Beraters, beträchtliche Betriebsstörungen durch bspw. einen Umbau oder sogar höhere Gewalt (Sturm, Brand, etc.).
2.2. Einteilung in Größenklassen
Für den Prüfungszeitraum spielt es außerdem eine Rolle, in welche Größenklasse man vom Finanzamt eingeordnet wurde. Nur bei Großbetrieben (z.B. auch Konzerne) werden die Betriebsprüfungen so gesetzt, dass diese an die vorhergehende Prüfung lückenlos anschließt. Bei mittleren oder kleinen Betrieben wird nicht so häufig geprüft, aber wenn geprüft wird, wird hier auch ein 3-Jahreszeitraum geprüft.
2.3. Verdacht auf Steuerhinterziehung oder Steuerordnungswidrigkeit während einer Betriebsprüfung
Kommt während der Betriebsprüfung der Verdacht einer Steuerhinterziehung oder Steuerordnungswidrigkeit auf, so muss der Betriebsprüfer dem Steuerpflichtigen davon unmittelbar in Kenntnis setzen. Denn zeitgleich wird auch die zuständige Finanzamtsstelle informiert. In solchen Fällen trifft die Betriebsprüfung auf die Strafprozessordnung – eine Mithilfe in der Betriebsprüfung, welche fortgesetzt wird, kann nicht mehr erzwungen werden, sodass sich der Steuerpflichtige nicht selbst belasten muss.
3. Schlussbesprechung zur Betriebsprüfung
Die Schlussbesprechung ist gesetzlich vorgesehen und soll dem Steuerpflichtigen dazu dienen die Ergebnisse des Prüfers zu erfahren als sich auch gleichzeitig dazu zu äußern und zu verteidigen. Schlussbesprechungen können vor Ort aber auch telefonisch abgehalten werden. Während der Schlussbesprechung eilt der Prüfer alle Ergebnisse mit und erläutert ihre steuerlichen Auswirkungen. Diese Ergebnisse werden später nochmal im Prüfungsbericht schriftlich festgehalten.
Im Rahmen der Schlussbesprechung kann der Steuerpflichtige auch beantragen, dass Ihm der Prüfungsbericht vor der Auswertung übersendet wird, sodass er dazu Stellung nehmen kann.
4. Prüfungsbericht
Die Ergebnisse der Prüfung werden schriftlich in einem Prüfungsbericht festgehalten. Der Prüfungsbericht enthält dabei mehrere Abschnitte, um den Stand des Unternehmens, die Prüfungsdurchführung und die Ergebnisse vollständig wiederzugeben. Neben dem rechtlichen Erläuterungsteil existieren zusätzlich noch mehrere Zahlenteile, welche die steuerlichen Auswirkungen auf die Bilanz und die Steuerbescheide widerspiegeln.
Der Prüfungsbericht wird also dem Finanzamt dienen um die Steuerbescheide der geprüften Jahre zu ändern. Mit Änderung der Steuerbescheide muss auch ein noch existierender Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben werden.
In den Fällen, in denen keine Änderungen vom Prüfer gefunden werden ist auch entsprechend kein Prüfungsbericht zu erstellen und auch keine Änderung der Steuerbescheide vorgesehen.
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