Kostendeckelung bei PKW-Nutzung: die Besonderheiten

Die private Kfz-Nutzung gilt einkommen- und umsatzsteuerlich als Entnahme (§ 6 Absatz 1 Nummer 4 EStG und § 3 Absatz 9a UStG). Ihre Ermittlung erfolgt entweder mit der 1-%-Methode oder durch ein sogenanntes Fahrtenbuch. In bestimmten Fällen kommt dabei allerdings die Kostendeckelung zur Anwendung. Sie besagt, dass die im Rahmen der 1-%-Methode anzusetzenden Kosten maximal den tatsächlichen Aufwendungen für das Fahrzeug entsprechen dürfen.

1. Grundsatz: private Kfz-Nutzung im deutschen Steuerrecht

Wird ein Kraftfahrzeug dem Betriebsvermögen zugeordnet, sind alle Kosten als Betriebsausgaben abziehbar. Dies betrifft zum Beispiel den Kraftstoff, aber auch Versicherungsbeiträge, Steuern und Aufwendungen für die Reparatur von Schäden. Eine Zuordnung zum Betriebsvermögen ist dabei bereits möglich, wenn die betriebliche Nutzung mindestens 10 % beträgt (R 4.2 Absatz 1 EStR). Im Grundsatz könnte der Unternehmer den PKW also zu lediglich 10 % betrieblich nutzen, aber 100 % der Kosten nach § 4 Absatz 4 EStG als Betriebsausgaben abziehen.

Um diesen Steuervorteil auszugleichen, gibt es den Grundsatz der sogenannten Entnahme – hier spielt die Kostendeckelung zunächst noch keine Rolle. Der Unternehmer muss die private PKW-Nutzung nach § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 fort folgende EStG als zusätzliche Betriebseinnahme versteuern. Dabei hat er die Wahl zwischen zwei Ermittlungswegen:

• 1-%-Methode: Für jeden Monat der privaten Nutzung wird 1 % des Bruttolistenpreises zuzüglich Umsatzsteuer als Entnahme angesetzt. Kostet das Fahrzeug beispielsweise EUR 100.000, sind monatlich EUR 1.000 der Besteuerung zu unterwerfen
• Fahrtenbuch: Der Unternehmer ermittelt das Verhältnis zwischen privaten und betrieblichen Fahrten nach Kilometern, indem er ein analoges oder digitales Fahrtenbuch führt. Den entsprechenden Anteil der Gesamt-Betriebsausgaben setzt er an, im Übrigen handelt es sich um private Aufwendungen (§ 12 Nummer 1 EStG)

Für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten gegebenenfalls Besonderheiten, denn hier muss der ermittelte Wert nur zu 25 % oder 50 % angesetzt werden. Die Entnahme fällt entsprechend niedriger aus, was die Privatnutzung der Fahrzeuge steuerlich begünstigt.

Der einkommensteuerliche Wert gilt mit einigen Besonderheiten auch für die Umsatzsteuer. Diese ist allerdings nach § 12 Nummer 3 EStG nicht als Betriebsausgabe abziehbar. Setzt der Unternehmer eine private Kfz-Nutzung an, behält er den Vorsteuerabzug für die bezogenen Leistungen (§§ 3 Absatz 9a Satz 2 und 15 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 UStG). Allerdings muss die unternehmerische Nutzung bei mindestens 10 % liegen.

2. Kostendeckelung bei privater PKW-Nutzung

Entscheidet sich die Unternehmerin oder der Unternehmer für die Anwendung der 1-%-Methode, ermittelt er den privaten Nutzungsanteil pauschal. Dies kann eine Kostendeckelung erforderlich machen, denn mitunter ergibt sich durch diese Berechnung ein höherer Entnahmewert, als überhaupt an Fahrzeugkosten entstanden ist.

Beispiel: Die monatliche Entnahme beträgt nach der 1-%-Methode EUR 1.000. Tatsächlich wendet der Unternehmer aber nur EUR 850 pro Monat für das Fahrzeug auf. Hintergrund ist ein besonders günstiges Auto-Abo, in dem alle Kosten bereits enthalten sind.

Nach dem aktualisierten BMF-Schreiben vom 05.11.2021 (IV C 6 – S 2177/19/10004 :008) kommt es nun zur Anwendung der Kostendeckelung. Die private PKW-Nutzung ist maximal mit den tatsächlichen Fahrzeugkosten anzusetzen. Erstellt man eine Vergleichsrechnung, ergibt sich danach folgender Wert:

Betrag nach 1-%-Methode	Gesamtkosten	Differenz	Anzusetzender Wert
EUR 12.000 (EUR 1.000 x 12 Monate)	EUR 11.781 (EUR 850 x 12 Monate zzgl. Umsatzsteuer)	EUR 219,00	EUR 11.781

Durch die Anwendung der Kostendeckelung der PKW-Nutzung wird der Unternehmer so gestellt, als hätte er das Fahrzeug zu 100 % privat genutzt. In der Regel ist hier daher die Führung eines Fahrtenbuches zu empfehlen, da der private Nutzungsanteil deutlich unter 100 % liegen wird.

3. Die Kostendeckelung beim PKW in der Umsatzsteuer

Kommt einkommensteuerlich die Kostendeckelung zur Anwendung, gelten für die Ermittlung der Umsatzsteuer andere als die üblichen Grundsätze. Die auf den privaten Nutzungsanteil entfallende Umsatzsteuer nach § 3 Absatz 9a Satz 1 Nummer 1 UStG ist dann wie folgt zu ermitteln:

• Zunächst zieht der Unternehmer von den Gesamt-Fahrzeugkosten all diejenigen ab, auf die keine Vorsteuer entfällt. Dazu gehören unter anderem Kfz-Steuer, Schuldzinsen und Versicherungsbeiträge
• Nun ist der unternehmerische Nutzungsanteil zu schätzen. Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb sind dabei betriebliche Fahrten. Für die Schätzung dienen alle geeigneten Unterlagen, es ist kein Fahrtenbuch erforderlich
• Steht der betriebliche Nutzungsanteil fest, wird dieser mit den vorsteuerbelasteten Kosten multipliziert. Zu ihnen gehören auch die Anschaffungskosten, die auf fünf Jahre zu verteilen sind. Das Ergebnis ist die Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage, auf die für jeden Monat der privaten Nutzung 19 % Mehrwertsteuer anfallen

Beispiel: Der Unternehmer hat am 01.01.2023 einen Mittelklassewagen für EUR 60.000 erworben. Die tatsächlichen Kosten liegen bei monatlich EUR 350,00, sodass die Kostendeckelung zur Anwendung kommt. Von diesen Kosten sind EUR 200,00 mit Vorsteuer belastet. Umsatzsteuerlich schätzt der Unternehmer den privaten Anteil auf 30 %.

Lösung: Ertragsteuerlich wird die private Kfz-Nutzung mit EUR 350,00 pro Monat angesetzt. Die hierauf entfallende und nach § 12 Nummer 3 EStG nicht abziehbare Umsatzsteuer ermittelt sich nun im Wege der Schätzung. Da der Unternehmer von einem betrieblichen Anteil von 70 % ausgeht, bezieht er zunächst EUR 60,00 monatlich ein. Gleichzeitig teilt er die Anschaffungskosten (EUR 60.000) auf den Berichtigungszeitraum (§ 15a UStG gilt analog) auf. Pro Jahr ergeben sich EUR 12.000, pro Monat entsprechend EUR 1.000. Hiervon sind 70 %, also EUR 700,00, betrieblich veranlasst. EUR 300,00 entfallen auf die Privatnutzung.

Addiert man nun beide Werte, ergibt sich ein Nutzungsanteil von EUR 360,00. Dies ist die Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage nach § 10 Absatz 4 UStG.

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